Planejamento, Programas e Projetos: Dois Enfoques

Créditos: Paul C. Dinsmore

De todas as medidas passíveis de melhorar a administração de programas e projetos, a de planejamento é a que possui um impacto potencialmente mais forte.
Afinal, ao planejar seu projeto, você pode fixar objetivos, alocar recursos, prever dificuldades e esboçar soluções. Enfim, o panorama do projeto pode ser avistado e planos podem ser traçados para nortear a execução das atividades inerentes à sua implantação. Planejamento, portanto, é a chave do sucesso em administração de projetos.
São, no entanto, dois os enfoques que podem ser dados ao assunto, ou seja: 1) planejamento técnico e 2) planejamento gerencial. Examinemos estes enfoques que são diferentes e, ao mesmo tempo, complementares.
A abordagem clássica do planejamento de projetos apresenta-se a seguir. Basta cumprir a metodologia detalhada para se ter um projeto bem planejado e controlado.
1. Definir os objetivos do projeto. Descrever a natureza, o escopo e as metas principais do projeto.
2. Dividir o projeto em "pacotes de trabalho". Utilizando-se de critérios coerentes com o projeto em questão (disciplinas, área física, unidades, departamentos), dividir o projeto em subprojetos.
3. Estabelecer responsabilidades referentes aos subprojetos. A cada "pacote de trabalho" (subprojeto) deve corresponder uma pessoa responsável pelo seu cumprimento.
4. Relacionar as atividades correspondentes aos "pacotes de trabalho". As atividades básicas necessárias para completar o subprojeto devem ser listadas nesta fase.
5. Estimar o tempo de duração e os recursos necessários para cada atividade. As estimativas devem ser realistas, admitindo-se condições normais.
6. Preparar Cronograma. Com base nas listas de atividades, preparar o planejamento e a programação detalhada do projeto.
7. Fazer crítica do plano (Cronograma). A coordenação (gerência) deverá aprovar formalmente o cronograma, observando-se recursos disponíveis, critérios usados, estimativas etc.
8. Distribuir o plano às partes interessadas. A implantação do projeto deverá seguir o cronograma aprovado.
9. Monitorar e controlar. A cada período de monitoramento (mensal, quinzenal, semanal etc.), o progresso real deverá ser indicado no cronograma. Emitir cronogramas revisados quando for o caso.
10. Emitir relatórios. Para formalizar o monitoramento e informar as partes interessadas, devem ser emitidos relatórios informativos.

Se a metodologia descrita for seguida, certamente o projeto será implantado de forma feliz. Observa-se, no entanto, que o planejamento técnico é por demais simplista para assegurar, por si só, o sucesso do empreendimento. Há necessidade de planejar também as medidas gerenciais, levando-se em conta o fator comportamental das pessoas principais envolvidas no projeto.

Planejamento Gerencial
As atividades de um projeto são executadas e coordenadas por pessoas, portanto, há necessidade de planejar também o lado da coordenação do projeto. Eis as etapas principais necessárias.
1. Fazer articulação política do projeto. Alinhar as partes envolvidas procurando consenso quanto ao escopo e ao "modus operandi" para administrar o projeto.
2. Selecionar os membros chave da equipe. Escolher pessoas com experiência e comportamento compatíveis com as necessidades do projeto.
3. Estabelecer esquema e comunicação. Fixar filosofia de comunicação que deverá prevalecer durante o projeto (procedimentos, relatórios, reuniões, entrevistas, fluxo formal e informal).
4. Levantar necessidades de entrosamento e treinamento. Descobrir, através de consultas, as reais necessidades para desenvolver e entrosar a equipe.
5. Preparar e executar programas de treinamento. Formular e realizar programa que integrará e fará crescer os membros da equipe.
6. Efetivar auditoria gerencial. Abordar (além dos aspectos técnicos), os seguintes pontos: "estado de espírito" da equipe, grau de conflitos, sistemas de comunicação, eficácia gerencial.
7. Tomar medidas corretivas. Agir no sentido de corrigir as disfunções apresentadas na auditoria gerencial.
8. Monitorar aspectos comportamentais. Acompanhar a interação dos membros da equipe, identificando desvios eventuais.
9. Realizar "coaching" (aconselhamento). À medida que os desvios se apresentem, realizar trabalhos individuais no sentido de corrigi-los. Alternativamente, use assessoria externa.

A linha de planejamento gerencial, ora descrita, enfoca as questões de "quem fará?" e "como fazer?" Neste planejamento se enfocam os aspectos práticos da implantação.
O planejamento técnico, por outro lado, é voltado a: "o que fazer?" e "quando fazer?" É traçado neste plano toda a lógica técnica de implantação do projeto.
Os dois enfoques são necessários e se complementam. O planejamento técnico, por mais perfeito que seja, dificilmente terá eficácia sem o planejamento gerencial. Por outro lado, a abordagem gerencial sem sustentação técnica também será pouco eficaz. É preciso juntar estas duas ferramentas para bem administrar os projetos.

E por falar nisso, como está o planejamento dos seus projetos atuais? Está planejando técnica e gerencialmente?

O 4G começa a se mostrar

O 3G mal chegou e já se fala na sua evolução. Operadoras dos Estados Unidos e da Europa já testam novas redes apelidadas de 4G. Na verdade, o 4G que se fala é o LTE (Long Term Evolution), que surgem como a melhor aposta da evolução das redes atuais. A seu favor, o LTE tem as velocidades. Em testes, ele já alcançou 20 megabits reais de conexão, em velocidade, dentro de um automóvel, com potencial para alcançar até 100 megabits de pico.

Hoje, a AT&T anunciou o início do "refresh" da sua rede nos Estados Unidos para elevar suas velocidades. Os testes com o LTE começam em 2010. E a nova rede deve estar plenamente instalada em 2011. Parte do movimento da AT&T se deve ao fato de a Apple andar flertando com a Verizon (que tem redes muito mais modernas). Com isso, o sinal vermelho acendeu no QG da AT&T - que atualmente tem exclusividade sobre o iPhone nos EUA. A preocupação não é sem motivo: números divulgados também hoje mostram que os usuários de iPhone continuam na frente em uso e acesso de sites de Internet via smartphone. Nada menos que 65% dos acessos a sites feitos via celular se devem a usuários de iPhone. Ainda que o aparelho da Apple represente bem menos que 10% das vendas de smartphones, seus compradores são os mais ávidos usuários da rede de dados via celular. Ou seja: são o grupo de consumidores que cristaliza o sonho de todas as operadoras.

A propósito, a Verizon promete para esse ano ainda os testes com o LTE. E já a partir do ano que vem haveria oferta da nova tecnologia em algumas localidades dos Estados Unidos.

E você o que achou destas informações?

PMO SUMMIT

Rio de Janeiro - 23, 24 e 25 de Março de 2010

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Grupo Estratégico Educação

Esta é a foto do evento de final de ano do Grupo Estratégico de Educação do PMI-Rio. Estiveram presentes o Sulaiman, Ramiro, Ana Baumotte, eu (camisa azul ao fundo) e os voluntários do Grupo Estratégico de Educação. Recebemos sete novos voluntários que assinaram o termo de voluntário;

Na ocasião, foram assinados os TAPs do Programa PMI Educa, dos projetos: Ensino Médio e Técnico, Graduação e Pós Graduação.