domingo, 2 de maio de 2010

Para que serve um PMO? (Continuação)

Seja Bem Vindo!

Conforme último post, a definição global de PMO, no cenário de projetos, é que trata-se de uma “Estrutura” dentro da organização, onde concentrem-se as atividades para o gerenciamento de projetos. 
Citamos nomenclaturas como:

·          Equipe de Projetos Autônoma (APT – Autônomo Project Team): Escritório de projetos separado das operações da empresa. É destinado ao gerenciamento de um projeto ou programa específico.
·         Escritório de Suporte de Projetos (PSO – Project Support Office): É o escritório de projetos de esfera departamental para apoio a diversos projetos simultâneos, realizando interface organizacional e  fornecendo suporte, ferramenta, serviços (de planejamento, controle de prazos, custo e qualidade), recursos técnicos, metodologia de gestão de projeto e de gestão do conhecimento.
·         Centro em Excelência de Gestão de Projetos (PMCOE – Project Management Center of Excellence): Tipo de Escritório de projetos referência que não assume a responsabilidade pelos resultados dos projetos. O PMCOE assume como responsabilidade prover informações às partes diretamente interessadas e proferir diretrizes básicas para a confecção do projeto desde sua fase inicial até o seu encerramento.
·         Escritório de Projetos Corporativo: É o escritório de projetos de esfera corporativa atuando no gerenciamento estratégico dos projetos da organização, tendo como função: planejamento estratégico dos projetos, gerenciamento de projetos interdepartamentais e gestão do conhecimento empresarial.

Didaticamente para adquirirmos a mesma visão sobre PMO, não vamos nos preocupar com nomenclatura e sim entender sua aplicação. A seguir dividiremos o conceito em três categorias:

A primeira pode ser considerada há mais básica e correspondente aqueles PMOs que atuam mais como suporte administrativo, em outras palavras, sua função básica é dar suporte para os projetos na organização executando atividades como despesas contábeis, programação de viagens, organização de centro de custos e realizando pesquisa de clientes. Podemos classificar esta configuração em PMO de nível 1, pois o sucesso dos projetos da organização depende fortemente das habilidades individuais do gerente de projeto que utilizam seus próprios métodos e ferramenta para controlar seus projetos.

Na segunda categoria, que classificamos como PMO de nível 2, notamos ainda a parte administrativa e acrescentamos mais conhecimento em gestão de projetos por parte dos gerentes de projetos, aqui já classificados como sênior devido sua experiência. Estes profissionais atuando no PMO dando suporte, consultoria e treinamento para garantir uma linguagem e uma cultura única na organização.

Na terceira categoria, denominado nível 3, identificamos um estágio mais otimizado da implantação de um PMO. Nesse nível, o PMO está completamente inserido dentro da estratégia da organização, participando de reuniões de decisão de negócios e tem força de trabalho divido por área: metodologia, revisão de projetos, padronização de processos , difusão de lições aprendidas, gestão do plano de desenvolvimento de carreira dos gerentes de projetos e outras atividades.

Normalmente, esperamos uma evolução natural do nível 1 ao nível 3, mas dependendo da estrutura organizacional, nível de maturidade e volume de projetos, a configuração e o desenvolvimento dos 3 níveis pode ser encontrado de forma isolada ou conjunta.

Agora que melhor entendemos os tipos quanto o modelo de atuação, deixo para reflexão os principais passos para implantação de um PMO.

  • Antes de mais nada, a criação de um PMO é um projeto, logo encare o como tal;
  • Consiga um Sponsor (patrocinador); 
  •  Crie um Project charter; designe um gerente de projetos e determine os recursos necessários;
  • Integre políticas e processos organizacionais aplicáveis; 
  • Comunique a idéia;
  • Desenvolva uma classificação básica de projetos correntes;
  • Conduza um piloto;
  • Não perca de vista os itens:
o   Conduza uma analise de organização antes de iniciar;
o   Uma implementação de nível 2 pode levar anos;
o   Não existe uma solução única de PMO;
o   Ache as pessoas corretas;
o   Defina objetivos, papéis e responsabilidades;
o   Comunicação  é a chave do sucesso;

Um comentário:

  1. Fernanda Luccimaio 03, 2010

    Olá William,
    Parabéns pelo seu texto e obrigada por compartilhar. Vou dividir com todos em nosso Blog assim que possível.

    Um grande abraço,

    Fernanda Lucci
    fernanda@tkn.org.br
    http://www.tkn.org.br/v2009/imprensa.asp
    Http://gestaodoconhecimento.ning.com

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