Planejamento, Programas e Projetos: Dois Enfoques

Créditos: Paul C. Dinsmore

De todas as medidas passíveis de melhorar a administração de programas e projetos, a de planejamento é a que possui um impacto potencialmente mais forte.
Afinal, ao planejar seu projeto, você pode fixar objetivos, alocar recursos, prever dificuldades e esboçar soluções. Enfim, o panorama do projeto pode ser avistado e planos podem ser traçados para nortear a execução das atividades inerentes à sua implantação. Planejamento, portanto, é a chave do sucesso em administração de projetos.
São, no entanto, dois os enfoques que podem ser dados ao assunto, ou seja: 1) planejamento técnico e 2) planejamento gerencial. Examinemos estes enfoques que são diferentes e, ao mesmo tempo, complementares.
A abordagem clássica do planejamento de projetos apresenta-se a seguir. Basta cumprir a metodologia detalhada para se ter um projeto bem planejado e controlado.
1. Definir os objetivos do projeto. Descrever a natureza, o escopo e as metas principais do projeto.
2. Dividir o projeto em "pacotes de trabalho". Utilizando-se de critérios coerentes com o projeto em questão (disciplinas, área física, unidades, departamentos), dividir o projeto em subprojetos.
3. Estabelecer responsabilidades referentes aos subprojetos. A cada "pacote de trabalho" (subprojeto) deve corresponder uma pessoa responsável pelo seu cumprimento.
4. Relacionar as atividades correspondentes aos "pacotes de trabalho". As atividades básicas necessárias para completar o subprojeto devem ser listadas nesta fase.
5. Estimar o tempo de duração e os recursos necessários para cada atividade. As estimativas devem ser realistas, admitindo-se condições normais.
6. Preparar Cronograma. Com base nas listas de atividades, preparar o planejamento e a programação detalhada do projeto.
7. Fazer crítica do plano (Cronograma). A coordenação (gerência) deverá aprovar formalmente o cronograma, observando-se recursos disponíveis, critérios usados, estimativas etc.
8. Distribuir o plano às partes interessadas. A implantação do projeto deverá seguir o cronograma aprovado.
9. Monitorar e controlar. A cada período de monitoramento (mensal, quinzenal, semanal etc.), o progresso real deverá ser indicado no cronograma. Emitir cronogramas revisados quando for o caso.
10. Emitir relatórios. Para formalizar o monitoramento e informar as partes interessadas, devem ser emitidos relatórios informativos.

Se a metodologia descrita for seguida, certamente o projeto será implantado de forma feliz. Observa-se, no entanto, que o planejamento técnico é por demais simplista para assegurar, por si só, o sucesso do empreendimento. Há necessidade de planejar também as medidas gerenciais, levando-se em conta o fator comportamental das pessoas principais envolvidas no projeto.

Planejamento Gerencial
As atividades de um projeto são executadas e coordenadas por pessoas, portanto, há necessidade de planejar também o lado da coordenação do projeto. Eis as etapas principais necessárias.
1. Fazer articulação política do projeto. Alinhar as partes envolvidas procurando consenso quanto ao escopo e ao "modus operandi" para administrar o projeto.
2. Selecionar os membros chave da equipe. Escolher pessoas com experiência e comportamento compatíveis com as necessidades do projeto.
3. Estabelecer esquema e comunicação. Fixar filosofia de comunicação que deverá prevalecer durante o projeto (procedimentos, relatórios, reuniões, entrevistas, fluxo formal e informal).
4. Levantar necessidades de entrosamento e treinamento. Descobrir, através de consultas, as reais necessidades para desenvolver e entrosar a equipe.
5. Preparar e executar programas de treinamento. Formular e realizar programa que integrará e fará crescer os membros da equipe.
6. Efetivar auditoria gerencial. Abordar (além dos aspectos técnicos), os seguintes pontos: "estado de espírito" da equipe, grau de conflitos, sistemas de comunicação, eficácia gerencial.
7. Tomar medidas corretivas. Agir no sentido de corrigir as disfunções apresentadas na auditoria gerencial.
8. Monitorar aspectos comportamentais. Acompanhar a interação dos membros da equipe, identificando desvios eventuais.
9. Realizar "coaching" (aconselhamento). À medida que os desvios se apresentem, realizar trabalhos individuais no sentido de corrigi-los. Alternativamente, use assessoria externa.

A linha de planejamento gerencial, ora descrita, enfoca as questões de "quem fará?" e "como fazer?" Neste planejamento se enfocam os aspectos práticos da implantação.
O planejamento técnico, por outro lado, é voltado a: "o que fazer?" e "quando fazer?" É traçado neste plano toda a lógica técnica de implantação do projeto.
Os dois enfoques são necessários e se complementam. O planejamento técnico, por mais perfeito que seja, dificilmente terá eficácia sem o planejamento gerencial. Por outro lado, a abordagem gerencial sem sustentação técnica também será pouco eficaz. É preciso juntar estas duas ferramentas para bem administrar os projetos.

E por falar nisso, como está o planejamento dos seus projetos atuais? Está planejando técnica e gerencialmente?